Tip Penulisan Emel Yang Baik
Adakah emel anda sering diketepikan, menyebabkan kekeliruan atau dipadamkan sahaja hatta belum dibuka pun? Jika emel anda tidak memberikan apa-apa tindak balas, pastikan anda tidak menjadi mangsa ini disebabkan tabiat menghantar emel yang kurang baik. Tabiat tersebut bolehlah dirujuk di sini terlebih dahulu.
http://www8.hp.com/h30458/apr/en/smb/Are-bad-email-habits-wasting-your-time_1417972.html
Isu Emel Yang Berkaitan:
1.
Menghantar emel daripada alamat yang tidak profesional atau ID pengguna yang tidak dikenali—jika anda menggunakan domain emel percuma, ada kecenderungan emel akan diabaikan. Sebagai contoh emel seperti
Tip:
Jadilah Profesional—Simpan emel percuma anda untuk tujuan peribadi manakala bagi urusan rasmi, dapatkan akaun emel rasmi syarikat anda dan pastikan alamat emel adalah lebih mudah untuk dikenali (contohnya.,
2.
Menghantar Banyak Emel Hanya Untuk Satu Topik—Apabila menguruskan suatu projek yang kompleks, ada kecenderungan untuk menghantar emel setiap kali terdapat persoalan atau idea yang terlintas di fikiran. Ini akan memenuhkan peti surat penerima dan agak menjengkelkan.
Tip:
Bersabarlah—Sebagai alternatif daripada menghantar emel mengenai satu topik setiap kali idea difikirkan, ambillah satu hari dan drafkan semua idea yang difikirkan secara kolektif terlebih dahulu. Kemudian gabungkan idea-idea tadi di dalam satu emel yang ringkas dan padat untuk dihantar.
3.
Kerap Mengulangi Tajuk Umum Yang Sama—“Request for Proposal” mungkin tajuk yang jelas, tetapi jika beberapa minggu digunakan subjek atau tajuk yang sama untuk projek atau tugasan yang berbeza, akan ada kecenderungan untuk mendatangkan kekeliruan.
Tip:
Gunakan Tajuk Yang Lebih Spesifik—Tajuk-tajuk seperti “Request for Proposal: Jones Advertising Campaign,” “Request for Proposal: Juarez Foods Account,” dan “Request for Proposal: ABC Social Media Management” akan nampak lebih khusus dan dapat difahami dengan jelas.
4.
Rantaian Emel Yang Panjang—Rantaian satu emel apabila membalas sesuatu emel akan membantu. Tetapi jika telah ada sehingga 40 rantaian emel, ia adalah agak berlebihan dan menyulitkan.
Tip:
Kenalpasti Bila Rantaian Perlu Ditamatkan—Apabila rantaian sudah menjadi tidak terkawal, cubalah memulakan emel yang baru tentang projek tersebut atau salinkan isi-isi penting sahaja.
5.
Penggunaan “Reply All” Yang Tidak Perlu—Apabila penerima dibanjiri dengan secara “Reply All”, ada kecenderungan penerima mengabaikan tanpa membacanya dengan teliti.
Tip:
”Reply All” Untuk Yang Perlu—Sekiranya ingin mengadakan mesyuarat contohnya, balaslah hanya kepada mereka yang terlibat dengan mesyuarat tersebut sahaja. Jika menghantar emel ke satu kumpulan yang agak besar, tambahkan alamat mereka yang tidak perlu membalas di ruangan “Cc”.
6.
Menghantar Emel Yang Kabur—Jika emel yang dihantar tidak mengandungi maklumat yang jelas, penerima tidak akan bersegera untuk respon kepada apa yang penghantar minta. Jika tertinggal maklumat penting seperti tarikh dan perkara-perkara yang perlu diambil perhatian contohnya, maka penerima akan terlepas pandang dan seterusnya menyulitkan urusan.
Tip:
Minta Tindakan Yang Lebih Spesifik—Emel yang dihantar sepatutnya disertakan dengan memohon perhatian untuk tindakan seperti contoh “Need Your Input re: Smith RFP by December 2015” dan mungkin perlu disenaraikan semua perincian tindakan yang diperlukan daripada penerima beserta dengan tarikh akhir penerimaan maklumat.
Sekiranya anda telah melakukan semua tips di atas tetapi masih tidak mendapat respon yang sepatutnya, maka anda mungkin perlu keluar dari kepompong emel dan lakukan seperti berikut:
- Menggunakan mesej teks jika perkara tersebut sangat memerlukan perhatian segera.
- Gunakan telefon. Anda akan dapat berkomunikasi dengan lebih baik dan menyelesaikan lebih banyak perkara berbanding emel.
- Minum kopi. Jika anda bercadang untuk keluar dari pejabat untuk tujuan tertentu, cadangkan perjumpaan membincangkan isu-isu sambil menikmati kopi. Tiada yang dapat menggantikan keberkesanan komunikasi pertemuan empat mata.
Melalui penambahbaikan kemahiran menulis emel, anda akan mampu berkomunikasi dengan lebih baik seterusnya membuahkan hasil yang berkesan dan ekfisyen.
Kredit: www.hp.com